usages

Faut-il être toujours joignable au bureau, ou en télétravail ? vous vous posez cette question ? A bien y réfléchir, la Tech n’a pas que du bon…

Ah, la Tech… Certains se souviennent des premiers Blackberry, vous savez, les premiers téléphones qui permettaient aussi d’envoyer et recevoir des mails, avec ces petites touches en dessous de l’écran ?  Exceptionnel le super-pouvoir  conféré par ce petit appareil à une Happy Few !

Et puis, tout le monde a fini par acquérir ces objets magiques qui permettent de traiter ses mails en mobilité, les smartphones ont fait leur apparition, ils sont aujourd’hui la norme. Et ce qui était un super-pouvoir devient… simplement normal, voire, un minimum…

Pire : si nous ne répondons pas immédiatement, n’envoyons-nous pas un mauvais signal ? Nous nous sentons alors en devoir de nous justifier, de nous excuser. Et pourtant, rien de nouveau sous le soleil ! Du temps (lointain) où les lettres  étaient le seul moyen de correspondre, un trop long délai de réponse donnait certainement lieu à une explication, et à des excuses « Très cher, pardonnez mon long silence… ». Mais la technologie a fait passer un délai acceptable de plusieurs jours… à quelques heures, avec des effets  qui méritent  qu’on s’y attarde un peu.

Misfit, charge mentale et faux critères d’évaluation

Effet #1 : le délai de réponse acceptable pour les uns n’est pas forcément le même que pour les autres et des malentendus peuvent vite survenir… Si Amy estime que le mail qu’elle envoie à Alexia mérite une réponse dans l’heure, il y a fort à parier qu’elle n’apprécie pas  une absence de réponse dans la demi-journée suivante, alors que sa nouvelle collègue, en toute bonne foi, estime que tout cela peut attendre le lendemain !

Effet #2 : le cumul de mails auxquels nous pensons devoir répondre dans les plus brefs délais entraine une charge mentale difficile à gérer. Il devient parfois difficile de distinguer les vraies priorités, et d’organiser notre activité dans ce contexte.

Effet #3, le plus pervers  : le temps de réponse à un e-mail (tout comme son heure) risque de devenir, pour certains managers, un (faux) indicateur de l’engagement de leurs collaborateurs. Dès lors, est-il plus important de traiter au plus vite les mails de son manager, ou de répondre à la question d’un client, ou d’un collègue qui attend une information nécessaire à sa tâche ?

Le remède à tous les maux : l’excuse

Alors, nous avons trouvé une merveilleuse parade à ces tensions : l’excuse. Le fameux : « Excuse-moi pour cette réponse tardive » suivi d’une explication. Et plus cette justification est solide, mieux nous nous sentons… pourquoi ? Parce que nous estimons que le fait de ne pas répondre tout de suite, où que nous soyons et à toute heure envoie à l’autre le message « tu n’es pas ma principale préoccupation » ou alors « il y a des choses plus importantes que ton e-mail (que toi) dans ma journée »…

Mais inversons la vapeur : nous-mêmes, lorsque nous envoyons un e-mail, dans quel délai attendons-nous une réponse ? Et si elle arrive le demain, est-ce grave ? Allons-nous nous considérer que notre destinataire ne nous a pas respecté, nous a négligé ? Essayons de faire le test. Nous surestimons sans doute le délai de réponse attendu…

Vous prendrez bien… un peu de recul ?

Alors, prenons du recul  (oui, bien sûr je m’inclus dans le lot).

• Ce n’est pas parce que nous POUVONS techniquement répondre de suite à un email que nous DEVONS le faire. Et si c’était urgent ? Alors précisons-le, ou alors mieux, utilisons les messageries instantanées comme  les sms, TEAMS ou SLACK par exemple.
• Ne prenons pas les choses personnellement (un des accords toltèques), acceptons de ne pas être la préoccupation principale des autres.
• Utilisons les excuses avec parcimonie, uniquement lorsqu’elles sont sincères, lorsque nous réalisons que nous avons pénalisé le travail d’un collègue ; refusons les excuses systématiques.
• Etablissons les « règles du jeu » en début de projet ou à notre arrivée dans une équipe : très urgent : téléphone ou messagerie instantanée (préciser laquelle), sinon, précisons le délai que nous considérons comme acceptable pour nos e-mails.

Sachons faire le tri : la #tech est la meilleure des choses, mais elle peut aussi être la pire. Apprécions ses bons côtés, et préservons-nous des autres…

Alors, faut-il être toujours joignable ?

#Tech #usages #mindset

Photo by Patricia Prudente @apsprudente on Unsplash

Inspiré de l’article https://www.theatlantic.com/family/archive/2022/01/not-sorry-for-my-delay/621264/?utm_source=pocket&utm_medium=email&utm_campaign=pockethits de Joe Pinsker